INFORMATIVA WHISTLEBLOWING
(artt. 13-14 del Reg. UE 2016/679 “GDPR”)

CHI SIAMO

TITOLARE DEL TRATTAMENTO:  Viva Servizi S.p.A.
Sede:     Via del Commercio, 29 – 60127 Ancona (AN)
Tel.:     071.28931
e-mail:     ufficioprivacy@vivaservizi.it 
Sito web:    https://www.vivaservizi.it 

RESPONSABILE PROTEZIONE DATI:    

Morolabs Srl - Riferimento: Massimiliano Avv. Galeazzi
Tel. / FAX:    071.9030585 / 071.2210025
e-mail:     dpo@vivaservizi.it

Viva Servizi S.p.A. è il TITOLARE DEL TRATTAMENTO dei dati personali che Lei (Interessato) ci comunica o al momento della registrazione o nel momento dell’invio di segnalazioni anonime. 

Il RESPONSABILE della PROTEZIONE dei DATI (o Data Protection Officer -DPO) è il Suo punto di contatto per qualsiasi questione o problema legati all’applicazione del Regolamento.

COSA FACCIAMO CON I VOSTRI DATI (Categorie dati, requisito necessario)

Il Titolare tratterà le seguenti categorie di dati:
-    Dati comuni: che comprendono i dati anagrafici, dati di contatto, dati relativi al rapporto di lavoro o professionale con l’azienda;
-    Dati particolari: in base alla tipologia di segnalazione possono essere trattati dati relativi alla salute e dati che rivelino l’adesione ad un sindacato, a un partito politico nonché le convinzioni religiose.
-    Dati relativi a condanne penali o reati: in base alla tipologia di segnalazione potrebbero essere trattati dati relativi a condanne penali e reati, come previsto dal D.lgs 24/23.
-    Uso di cookies tecnici: nessun dato personale degli utenti viene acquisito dalla piattaforma. Non viene fatto uso di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookies persistenti per il tracciamento degli utenti. Vengono utilizzati esclusivamente cookies tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma. L'uso dei cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell'utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l'esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.

Il segnalante può comunicare qualsiasi tipologia di informazione (riferita tanto alle persone fisiche oggetto della segnalazione come a sé stesso) al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di servizio con l’organizzazione, commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con la medesima. 
Si invita il segnalante a comunicare le sole informazioni indispensabili.
Non è necessario riportare il proprio nominativo ma, al fine di ricevere comunicazioni e feedback dall’organizzazione, è necessario conservare il codice della segnalazione in modo da ottenere i dovuti riscontri, conformemente alla vigente normativa.

PERCHÉ TRATTIAMO I VOSTRI DATI (Finalità, base giuridica)

Le basi giuridiche previste per la gestione delle segnalazioni di presunte condotte illecite sono le seguenti:
- Adempimento di un obbligo legale (art. 6 pr. 1 lettera c) GDPR), qualora nella segnalazione siano indicati dati personali diversi da quelli afferenti alle categorie particolari o a condanne penali e reati;
- Obblighi e diritti in materia di diritto del lavoro (art. 9 pr. 2 lettera b) GDPR), qualora nella segnalazione siano indicati dati personali afferenti alle categorie particolari;
- Gestione dati giudiziari (art. 10 GDPR e 2-octies Codice Privacy), qualora nella segnalazione siano indicati dati relativi a condanne penali e reati, come autorizzato da una norma di legge (D.lgs 24/23).
- Consenso dell’interessato (art. 6 pr.1 lett. a) GDPR), solamente laddove il segnalante decida di registrarsi ci sarà un trattamento dei suoi dati personali, che restano separati da eventuali segnalazioni. L’associazione dell’identità con la segnalazione può essere effettuata esclusivamente da chi è chiamato a gestire la segnalazione (Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza “RPCT”, Organismo di Vigilanza “OdV”). L’ipotesi di registrarsi resta facoltativa. 

COME TRATTIAMO I SUOI DATI E CON QUALI MEZZI (Modalità di trattamento)

I dati saranno trattati con strumenti prevalentemente informatici e, ove necessario, anche in formato cartaceo, nel rispetto delle misure di sicurezza tecnico organizzative previste dalla regolamentazione interna.
La piattaforma Segnalazioni.net di Viva Servizi S.p.A. raccoglie esclusivamente i dati di registrazione, se inseriti, e quelli comunicati nelle segnalazioni. Le segnalazioni saranno gestite dal RPCT attraverso la piattaforma prevista, salvo che non si segnali un reato rientrante nell’alveo del D.Lgs 231/01, per cui le segnalazioni sono invece gestite dall’OdV.
Non è previsto un trattamento integralmente automatizzato, ivi inclusa la profilazione.

DOVE FINISCONO I VOSTRI DATI (Comunicazione a terzi e categorie di destinatari)

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al RPCT, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. 
Laddove invece si segnali un reato rientrante nell’alveo del D.Lgs 231/01, la segnalazione viene gestita dall’Organismo di Vigilanza.
Possono essere destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei conti e l’ANAC. 
Si fa presente, inoltre, che la segnalazione è sottratta all'accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della Legge 241/1990, dagli articoli 5 e seguenti del D.lgs. 33/2013 nonché dagli artt. 15-22 GDPR. 
I dati non saranno oggetto di trattamento in paesi al fuori dell’Unione Europea, garantendo così i livelli di protezione previsti dalla vigente disciplina.

QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I VOSTRI DATI (Periodo di conservazione)

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. 

DA CHI RICEVIAMO I VOSTRI DATI (Fonte dei dati)

I dati personali sono raccolti sempre direttamente dal segnalante. A seguito della segnalazione, al fine di eseguire l’istruttoria necessaria, possono essere svolti audit, ricerche su registri e/o banche dati pubbliche.

QUALI SONO I VOSTRI DIRITTI

I segnalanti hanno il diritto di richiedere e ottenere dall’organizzazione, nei casi previsti, l'accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento), nei limiti previsti dall’art. 22 del D.lgs. 24/2023 (Rinunce e transazioni). L'apposita istanza potrà essere inoltrata al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza al fine di garantire comunque il necessario livello di tutele. In ogni caso, l’eventuale esercizio di altri diritti previsti dall’ordinamento europeo e nazionale (segnatamente l’accesso ai documenti amministrativi, l’accesso civico e l’accesso ai dati personali, cfr. art. 12, comma 8, del Decreto D.lgs. 24/2023, in riferimento agli artt. 22 e ss. della l. n. 241/1990 e all’art. 5 e ss. del d.lgs. 33/2013, nonché art. 13, comma 3, del Decreto, in riferimento agli artt. 15-22 del Regolamento e all’art. 2-undecies del Codice) è sottoposto a deroghe e limitazioni all’esercizio da parte del soggetto segnalato.
Se ha dei dubbi, se conserviamo dati errati, incompleti o se pensa che abbiamo gestito male i Suoi dati personali, La preghiamo di contattare il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) oppure inviare una richiesta utilizzando il modulo di Richiesta di Esercizio dei Diritti disponibile sul sito web istituzionale (questo indirizzo) o presso gli uffici. Il nostro Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) esaminerà la Sua richiesta e La contatterà per risolvere al più presto il problema. Altrimenti ha il diritto di proporre un reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali: www.garanteprivacy.it